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Mémo GMail

Configuration d'un compte Gmail pour un⋅e employé⋅e Tela Botanica

• Commencer par créer un compte sur Gmail, pour cela :
  • se rendre sur la page : http://goo.gl/XPqjR
  • créer un e-mail de la forme : prenom.nom.tb@gmail.com (pour les prénoms composés : utiliser les initiales de chaque prénom, pour les noms composés : en choisir un des deux)
  • Numéro de téléphone mobile : indiquer celui de Tela
  • Votre adresse e-mail actuelle :
    • Dans le cas d'une migration depuis un compte email tela-botanica.org existant, indiquer celle en @tela-botanica.org
    • Dans le cas d'un nouveau compte, indiquer "webmestre@tela-botanica.org" comme "adresse de récupération de mot de passe"
• Si un compte existe déjà sur Tela Botanica :
  • Aller dans l'interface d'admin des emails (Qmail Admin) et sur le compte ajouter l'adresse Gmail dans Forward To
  • Cocher "Save a copy"
• Se rendre dans Gmail, puis accèder aux "Paramètres" :
  • Onglet "Comptes" :
    • Dans "Envoyer des e-mails en tant que :", ajouter votre adresse e-mail @tela-botanica.org (décocher "Traiter comme un alias")
    • Choisir le SMTP Gmail (smtp.gmail.com, port 587, TLS, nom d'utilisateur gmail (adresse gmail complète) et mot de passe gmail) Gandi (mail.gandi.net, port 465, nom d'utilisateur smtp@tela-botanica.net, mot de passe normal, securité SSL/TLS)
    • Si l'option simple n'est pas disponible :
      • Activer la vérification en deux étape dans "paramètres des comptes" et indiquer un numéro de téléphone sur lequel sera reçu un code à entrer
      • Bien penser à avoir créé la redirection avant cette étape pour recevoir le mail de confirmation sur l'adresse gmail
      • Une fois le mail confirmé, un mot de passe spécifique sera donné; il est a renseigné comme mot de passe du smtp
        • Dans la configuration de l'alias et dans thunderbird (important).
      • pour plus d'infos voir ce lien http://ellisbenus.com/web-design-columbia-mo/workaround-using-gmail-alias-forwarded-email-addresses/
    • Une fois l'adresse @tela-botanica.org confirmée, sélectionnez la comme identité par défaut
    • Pour "En réponse à un message" sélectionnez "Toujours répondre à partir de l'adresse par défaut"
  • Onglet "Transfert et POP/IMAP"
    • Sélectionnez "Activer IMAP"
• Ouvrir Thunderbird sur votre ordinateur :
  • Ajouter un nouveau compte et indiquer votre adresse Gmail et votre mot de passe Gmail (votre compte devrait se configurer automatiquement)
  • Ouvrir les paramètres des comptes et modifier l'identité par défaut :
    • dans les champs "Adresse électronique" et "Adresse électronique pour la réponse" indiquer l'adresse e-mail en @tela-botanica.org
    • indiquer votre signature en @tela-botanica.org
    • utiliser le smtp.gmail.com (ou celui du FAI du moment, Orange en 2017)
  • Ouvrir ensuite le menu Fichier > Hors connexion > Synchroniser
    • Cocher "Courrier" sous le menu "Télécharger et/ou synchroniser ceci"
    • Cliquer sur "Sélectionner..." et cocher l'ensemble des dossiers du nouveau compte
• Sur Gmail, ajouter de nouveaux libellés et filtres associés pour recréer votre arborescence de dossiers (elle sera automatiquement répercutée dans Thunderbird)
• Sur Thunderbird, pour chaque dossier, sélectionner les e-mails puis faite les glisser-deposer dans le même dossier sur votre compte Gmail
  • Faire attention à la place disponible sur Gmail (15Go)
  • Bien vérifier que tous les mails ont bien été copiés
• Lorsque le nouveau système est fonctionnel, supprimer le compte e-mail sur Qmaid Admin de Tela Bonica et le remplacer par une simple redirection de l'adresse @tela-botanica.org vers @gmail.com.

Problèmes tordus mais connus

Boucle sans fin contrôle oath dans Thunderbird

Lors de la création du compte dans Thunderbird
Comme en dessous sauf que : on a beau entrer le code sms et tout, Thunderbird dis tjs qu'il y a un pb avec les id/mdp.
La solution est ici https://support.google.com/mail/answer/7126229
et particulièrement :
1) Vérifier qu'on a bien Autorisé les applications moins sécurisées à accéder à votre compte.
2) cliquer là https://www.google.com/accounts/DisplayUnlockCaptcha et suivez les instructions affichées.

Impossible de passer le contrôle OAuth dans Thunderbird

Lorsqu'on configure sa boîte GMail avec Thunderbird pour la première fois, ou si on change son mot de passe GMail, Thunderbird fait apparaître un pop-up avec une demande d'authentification OAuth sur GMail (taper son adresse, son mot de passe). Et parfois, ben quand on clique sur "Next", il ne se passe rien...
Solution : mettre à jour Thunderbird; s'assurer d'avoir au moins la version 52.1.0

Impossible de déclarer l'alias @tela-botanica.org dans les paramètres GMail

Parfois, au moment de configurer l'alias @tela-botanica.org dans les paramètres de GMail, lorsqu'on tape la config SMTP (smtp.gmail.com, login, mot de passe) et qu'on valide, une erreur rouge s'affiche et ça marche pas... Curieusement, c'est GMail qui s'autoclashe s'autobloque !
Pour résoudre le problème, se rendre dans "Mon compte" Google (depuis GMail par exemple), puis dans "Activité sur les appareils et événements relatifs à la sécurité". Dans "Événements récents relatifs à la sécurité", il doit apparaître une tentative de connexion bloquée provenant des Etats-Unis; cliquer dessus et dire "Oui, je suis à l'origine de cette tentative de connexion". Retourner au panneau de config de GMail, re-valider la config du SMTP, et ça marche !

Impossible d'envoyer un mail en tant que alias@tela-botanica.org ?

Et si ça marche toujours pas, car parfois ça marche toujours pas, il faut aller activer l'authentification en deux étapes.
Une fois le compte sécurisé alors Google arrête d'être parano. Mais ça désactive les applications dites "moins sécurisées" du coup il faut aller générer des mots de passe spécifiques à ces applications. Dans notre cas il faudra en générer un pour l'alias, et probablement un autre pour Thunderbird.

Autoriser une adresse Gmail sur une liste de discussion

Pour les listes de discussion de Tela Botanica auxquelles vous êtes abonnés, il est nécessaire d'ajouter l'adresse gmail (prenom.nom.tb@gmail.com) aux adresses autorisées à poster.
Pour se faire deux solutions :

• Par l'interface de gestion des listes (Ezml Web) :
  • Choisir le domaine tela-botanica.org et la liste où l'on veut pouvoir poster des emails
  • Sélectionner le menu "Subscribers > allow list"
  • Ajouter son email prenom.nom.tb@gmail.com et cliquer sur "Ajouter" ("Add addresses")
  • Votre email doit apparaitre dans la listes des emails autorisés.
• Par email :
  • envoyer depuis votre adresse courriel (par exmple martin@gmail.com) à : ma-liste-de-discussion-allow-subscribe-martin=gmailcom@tela-botanica.org (noter le remplacement de @ par = dans martin@gmail.com)
  • Répondre au mail de confirmation.

Créer des filtres sur les listes de discussion

• Dans la rechercher avancée, mettre dans le champ "Contient les mots" ceci : list:ma_liste@mondomaine.org
• Remplacer ma_liste@mondomaine.org par l'adresse e-mail de la liste.
• Cliquer en bas à droite sur : "Créer un filtre à partir de cette recherche"

Mon courriel n'apparait pas dans la liste de discussion

C'est un comportement "normal" de Gmail. Pour vérifier que votre courriel a bien été envoyé regarder s'il est présent dans le dossier "Messages envoyés".

Lire mes courriels sur mon smartphone

Sur Iphone :

• télécharger les applications Google (Gmail, Google+, Drive).
• configurer chacune d'entre elles avec votre compte prenom.nom.tb@gmail.com

Sur Android (tablette) :

• si vous en avez la possibilité créer un nouveau compte utilisateur prenom.nom.tb@gmail.com.

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