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Cahier des charges : Restructuration de la bibliographie de Tela Botanica.

Objectif :

• Rendre la bibliographie de Tela Botanica homogène pour toutes ses références et faciliter l'importation et l'exportation des références.

Présentation générale des problèmes rencontrés lors de l'utilisation de la base :

• Fort de ses 31 000 références dans le domaine botanique, Tela Botanica présente une bibliographie très riche. Le réseau s'investit particulièrement dans la mise à disposition d'ouvrages appartenant à la litterature grise et aussi de flores avec plus de 10 projets qui leur sont consacrées.

Malgré l'attention particulière portée à l'intégration des références, la bibliographie de Tela Botanica nécessite une forte révision. Celle-ci porte principalement sur l'hétérogénéité des références qui entraîne divers problèmes tels que des erreurs lors de la requête, un mauvais classement des articles recherchés, etc.
Les références de la base de donnée bibliographique de Tela Botanica doivent contenir à un certain nombre de critères nécessaires pour un résultat de requête à la fois rapide, exhaustif et classé.

Origine des problèmes rencontrés :

• Depuis la création de la base en 2001, la saisie des références se fait en suivant des recommandations générales. La difficulté de vérification, avant l'intégration dans la base de donnée, a entraîné une accumulation d'erreurs de saisie. Celles-ci erreurs peuvent être corrigées par la mise en place d'un masque de saisie convivial.

Présentation générale du projet :

• Un projet ambitieux est né à la demande des utilisateurs de la bibliographie de Tela Botanica. Les utilisateurs souhaitent une base de données à la fois simple d'utilisation, conviviale et permettant une consultation exhaustive des références. Pour une utilisation simple des références, les résultats de la consultation doivent pouvoir être exportables dans les diverses bases de données personnelles gérées par les programmes de bibliographies connus du grand public comme  EndNote* ainsi que directement dans des fichiers textes.
• Il est également très important que les bases de données personnelles soient facilement importable vers la base de données de Tela Botanica. Ceci permettrait de continuer à l'enrichir de références bibliographiques anciennes déjà saisies par les membres du réseau dans leurs bases personnelles.
• Pour répondre aux exigences légitimes des utilisateurs, Tela Botanica doit effectuer une restructuration de son interface de bibliographie.

Ceci doit être fait à différents niveaux :
- saisie;
- requête ;
- résultat ;
- exportation ;
- importation.

• Restructuration de l'interface de saisie

Saisie par un contributeur du réseau
Une interface de saisie conviviale doit être créée avec des champs normés dont la première étape serait la recherche sur le titre pour éviter la création d'un doublon.
Il faudrait des champs obligatoirement remplis lors de la saisie tels que les mots clés (particulièrement dans les cas des « anonymes » ou encore des comptes rendus).
Les vieux livres ne présentent pas de numéro ISBN.
Lors de la saisie, le nom de l'auteur doit être complet avec Nom et Prénoms, le nom de famille des auteurs doit avoir uniquement la première lettre en majuscule. Quand présent, le second prénom doit être noté avec seulement son initiale. L'initiale du premier prénom ne sera autorisé à la place du prénom que dans le cas où il est impossible d'être sûr de l'identité de l'auteur de l'article.
Le nom de la revue doit toujours être complet.
Avant le dernier auteur, présence de &.
Nom de famille des auteurs avant le prénom.


Pas de majuscule dans les mots des titres.
Le champs géographique doit être obligatoirement saisie; cependant certains articles ne peuvent pas être géoréférencés, dans ce cas là un code sépcial sera proposé.
Il faudrait la mise en place d'une alerte si jamais une référence rentrée existe déjà. Ceci devrait éviter l'existence de doublons. Le champs discriminant pourrait être le titre de l'article avec des propositions de titre déjà rentrés et très proches (fautes d'orthographe) avant blocage.
Un champs sera prévue pour l'identifiant de chaque référence liée au projet SINP.
Mise en place de case à cocher (Botanique, Mycologie, Zoologie, Géologie, Ecologie) permettant la recherche par thème.

Saisie par l'administrateur Tela
L'administrateur Tela aura en charge l'enrichissement de la base de données soit par une saisie manuelle soit par l'importation de fichiers de références bibliographiques après vérification de leur format.

• Restructuration de la requête

Actuellement la recherche se fait sur un enchaînement de lettres ce qui donne un résultat qui ne correspond pas à la demande. Le recherche doit donc se faire sur le mot ou l'expression demandés pour obtenir le bon résultat.
Il faut permettre une latitude d'erreur orthographique lors de la frappe. L'orthographe exacte d'un mot doit pouvoir aussi être saisie avec l'utilisation de guillemets « »; cette pratique étant devenu une habitude pour tous les utilisateurs de moteurs de recherche.
La requête doit aussi pouvoir être faite sur la personne ayant fait la saisie.
Cases à cocher permettant la recherche par thème (Botanique, Mycologie, Zoologie, Géologie, Ecologie).

• Restructuration de la présentation des résultats

La présentation des résultats doit répondre que exigences de présentation des références bibliographiques présentés page....
Le nom de la personne ayant fait la saisie doit apparaître de la même manière qu'elle apparaît dans la version actuelle de la présentation des résultats.
Actuellement, si la recherche d'un mot se fait avec ou sans majuscule, le mot recherché apparaît avec ou sans majuscule dans les champs auteurs et titre. Cette possibilité est inutile et doit être enlevée afin d'avoir les références avec la casse correcte.
De plus les mots clés n'apparaissent jamais avec une majuscule, ceci pause des problèmes dans le cas de noms propres (ex: auvergne, paris).
Les résultats de la recherche doivent être classés par ordre alphabétique et chronologique.
La présentation des résultats doit pouvoir être faite sous deux modes:
- un mode présentant uniquement les références au format présenté dans annexe « Présentation des références bibliographiques » (avec la présence du nom de la personne ayant fait la saisie).
- un mode plus complet présentant les mêmes références avec en plus le résumé et les mots clés.
Présentation par bulletin de revue

• Exportation

L'exportation doit pouvoir être faite dans les deux modes de présentation des résultats. Le références à exporter doivent pouvoir être choisies par la présence d'un case à cocher devant la ligne de référence. De plus, l'exportation doit pouvoir permettre le retrait du nom de la personne ayant fait la saisie de même que les champs langue, prix et format.
L'exportation doit pouvoir être faite dans les différents formats nécessaire aux programmes de gestion de bibliographie personnelle (format  EndNote, tabulé, txt.)

Présentation des références bibliographiques, contrainte de saisie :

Les références doivent être citées dans l'ordre alphabétique (suivant un système mot à mot). Le nom de tous les auteurs doit être cité et doit suivre la forme standard suivante :

• Articles de journaux :

Crawford, D.J. & Mort, M.E. 2004. Single-locus molecular markers for inferring relationships at lower taxonomic level: observations and comments. Taxon 53: 631—635.
Kato, M. & Akiyama, H. In press. Interpolation hypothesis for the origin of vegetative sporophyte of land plants. Taxon 54.

• Livres :

Kitching, I., Forey, P., Humphries, C. & Williams, P. 1998. Cladistics. The Theory and Practice of Parsimony Analysis. Oxford Univ. Press, Oxford.

• Chapitres de livres :

Gilmour, J.S.L. 1940. Taxonomy and philosophy. Pp. 461--475 in: Huxley, J. (ed.), The New Systematics. Oxford Univ. Press, Oxford.

• Travail à multiple volumes :

Wright, S. 1968--78. Evolution and the Genetics of Populations, 4 vols. Univ. of Chicago Press, Chicago.
Wright, S. 1969. Evolution and the Genetics of Populations, vol. 2, Theory of Gene Frequencies. Univ. of Chicago Press, Chicago.

• Livres comme faisant partie de séries :

 McNeill, J., Barrie, F.R., Burdet, H.M., Demoulin, V., Hawksworth, D.L., Marhold, K., Nicolson, D.H., Prado, J., Silva, P.C., Skog, J.E., Wiersema, J.H., & Turland, N.J. (eds.) 2006. International Code of Botanical Nomenclature (Vienna Code) adopted by the Seventeenth International Botanical Congress Vienna, Austria, July 2005. A.R.G. Gantner Verlag, Ruggell, Liechtenstein. [Regnum Veg. 146]

• Rapports et thèses :

Ralston, B. 1993. Phylogenetic Systematics and the Evolution of Mating Systems in Lithospermum (Boraginaceae). Dissertation, University of Northern Arizona, Flagstaff.

Pour les livres, les titres sont donnés en entiers avec le publisher et la ville de publication.
Les titres de journaux doivent être en conformité avec Bridson, G.D.R., BPH-2: Periodicals with Botanical Content (Pittsburgh, 2004) (the second edition of Botanico-Periodicum-Huntianum, 1968), à l'exception de son système de traduction de l'alphabet cyrillique (voir les standards ISO au dessous). Les titres dans une langue étrangère doivent être cités dans la langue originale et pas dans une traduction française. Si les titres ou les auteurs paraissent dans un alphabet autre que l'alphabet latin, ils doivent être translitérés en suivant les standards ISO (ISO-9 pour l'alphabet cyrillique). Les titres et les abréviations usuelles doivent être vérifiées sur http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/abbreviations ou encore http://www.ipni.org/
Un trait d'union doit être utilisé entre les numéros de pages. Les articles « en préparation », « soumis » ou « in press » ne doivent pas être rentré dans le référencement.

• Méthodologie de conception suivie.

Création d'une interface de saisie.

• Dans un premier temps la création d'une interface de saisie est indispensable ce qui permettra d'exclure les mauvais format. Cette interface de saisie est à créer entièrement.

Contrainte, mise en conformité de la bibliographie déjà saisie.

• Un grand nombre de lignes de la bibliographie déjà saisie doivent être corrigées avant importation dans la nouvelle version de la base de données. Cette correction peut parfois être faite par de simples programmes informatique de réitération. Ceci permet de corriger un grand nombre de lignes rapidement. Cependant, pour certaines lignes ceci ne sera pas possible car les corrections nécessaires sont orphelines ou difficiles à intégrer dans un programme de correction. Il est jusqu'à présent difficile à évaluer le nombre de lignes demandant une correction à la main mais d'après l'aspect premier de la base, ce nombre de lignes peut être très conséquent.

De plus, il est à prendre en considération que suivant le champs considéré, la mise en place de tels programmes informatique sera plus ou moins possible.

Évaluation du nombre de champs bien rentrés pouvant être conservés dans la nouvelle bibliographie de Tela Botanica.

reste à évaluer.

Évaluation du nombre de champs pouvant être changés informatiquement.

reste à évaluer.

Planning.

• Durée du travail informatique

reste à évaluer.

• Durée du travail de correction

reste à évaluer

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