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Organiser une formation Tela Botanica

L'organisation d'une rencontre est un travail d'équipe entre les membres/organisateurs et Tela Botanica. Voici des pistes pour organiser la rencontre.

Avant la rencontre

Mettre en route l'organisation

La première étape est évidemment de décider de l'objet de la formation. Celle-ci peut porter sur la découverte du site de Tela Botanica, les outils numériques utiles à la botanique (et pas seulement) ou encore sur un ou des programmes de sciences participatives.

Les animatrices et animateurs de l'association Tela Botanica pourront vous aider à organiser une formation adaptée à vos attentes et à celles des participants. Plusieurs formats (3h, une journée ou plusieurs jours) de formation peuvent être envisagés. Vous êtes bien entendu totalement libre de l'organiser seul si vous vous sentez à l'aise avec les éléments que Tela Botanica propose. Quoi qu'il en soit, n'hésitez pas à prévenir l'équipe de Tela Botanica de votre intention d'organiser une formation !

Si vous êtes représentant ou participant d'une association naturaliste, vous pouvez dans un premier temps inviter vos connaissances à partager vos tâches organisationnelles.
Pour recruter du monde à travers le réseau, vous pouvez aussi envoyer un message sur le forum de telabotanistes relais et proposez une gestion collective de la rencontre.

Enfin, vous pouvez également solliciter les membres du réseau sur votre région, pour savoir s'il sont intéressés et/ou si certains souhaitent vous aider à l’organiser. Pour les retrouver, utilisez l'annuaire du site de Tela Botanica : vous pouvez, grâce aux filtres sur la gauche, rechercher toutes les personnes inscrites dans votre région, département ou commune et leur envoyer un message directement depuis le site.

Fixer une date et un lieu

Si vous souhaitez interroger les organisateurs et/ou les participants sur leurs disponibilités, vous pouvez utiliser un outil tel que Framadate, permettant de proposer un sondage sur les dates et horaires auxquelles les participants seraient libres. Cela dit, s'accorder sur une date libre pour tout le monde peut s'avérer complexe. Vous pouvez donc aussi choisir une date directement avec les autres organisateurs.

Concernant le lieu, renseignez vous auprès de votre commune, il est parfois possible de disposer d'une salle dans un musée, une salle communale, les locaux d'une associations, etc.

Optez de préférence pour une salle munie d'installations permettant aux participants d'installer leurs ordinateurs portables (voire directement munies d'ordinateurs). Vérifiez qu'un accès internet est disponible, et notamment :
  • Y a t'il un code d'accès wifi à connaître ?
  • Ce code suffit-il pour la connexion de plusieurs ordinateurs ?
  • Si des ordinateurs sont mis à disposition, quel navigateur internet est installé sur l'ordinateur ? Favoriser Mozilla Firefox ou encore Chrome, qui permettent d'utiliser la totalité de nos outils web (contrairement à Internet Explorer ou Safari).

Définir le programme et diffuser l'évènement

Avant de diffuser largement l'évènement, il faut mettre en place le programme de la formation. Tela Botanica peut généralement se charger de la mise en forme, mais rien de vous empêche de la faire vous-même.

Voici quelques exemples de programmes :

Afin de mieux prévoir le nombre de participants présents à la rencontre, il est possible de leur proposer de s'inscrire. Vous pouvez passer par exemple par un Google form ou demander simplement aux personnes intéressées de vous envoyer un mail de confirmation.

Exemples de fiches d'inscription :

Enfin, pour diffuser l'évènement vous pouvez utiliser la lettre d'actualité hebdomadaire de Tela Botanica. Vous trouverez sur le site un espace rédacteur pour rédiger un événement : Proposer un événement.

N'oubliez pas d'indiquer les informations suivantes :
  • le sujet de la rencontre
  • le lieu, la date et les horaires de début et fin de la rencontre
  • le contenu des ateliers proposés
  • le matériel nécessaire pour participer (ordinateur surtout)
  • les modalités d'inscription (dont le formulaire d'inscription)
  • un contact responsable de la rencontre et de la formation

Pendant la rencontre


Accueil et repas de midi : créer de la convivialité

Pourquoi ne pas commencer la journée chaleureusement par un petit déjeuner, et faciliter ainsi les premiers échanges (chacun peut amener quelque chose). Pour le repas de midi, vous pouvez prévoir un restau tous ensemble ou un buffet agrémenté par chacun façon "Auberge espagnole".

Pensez à prendre des photos en souvenir et pour faire des retours sur la rencontre !



Débuter la rencontre

Après l'accueil café / petit déjeuner arrive le moment d'installer les participants pour leur détailler le programme de la journée. Commencer avec un tour de table est idéal pour apprendre à se connaître et se rendre compte des attentes de chacun face à cette journée.



Les ateliers

Les ateliers et présentations rythmeront la formation. En fonction des attentes de chacun, exprimées lors du tour de table, il est possible d'organiser les ateliers différemment. Par exemple : "Je possède des relevés botaniques mais sans outils informatiques pour les capitaliser et les diffuser : quels sont mes possibilités ? "
=> Nous avons donc organisé un atelier autour du Carnet en Ligne pour répondre à cette remarque.

Avant de commencer un atelier, il peut être utile de faire la présentation des outils utilisés avant le déroulement de l'atelier lui-même.

Une petite astuce pour réussir un exercice pratique sur un logiciel : la faire en 3 temps
  • 1er temps : faire une démonstration projetée par vidéo-projecteur
  • 2ème temps : se faire guider par les participants. Utiliser leurs données pour la démonstration guidée les rend souvent plus attentifs :)
  • 3ème temps : les faire travailler sur leur ordinateur afin qu'ils puissent prendre en main l'outil eux-mêmes.

Pour un atelier sur un programme de science participative :
Réaliser une présentation power-point ou prezi, et présenter le site de saisie des observations recueillies : c'est bien, mais ça pourrait être encore mieux en participant concrètement au programme de science participative. Pour le programme Sauvage de ma rue, il est possible de faire une petite sortie dans la rue pour y relever les plantes présentes : c'est sympa et ça met dans le bain !

Les impressions


En fin de formation, si vous désirez connaître l'opinion de chacun sur la formation. Vous pouvez réaliser un nouveau tour de table, ou encore demander aux participants de noter leurs impressions sur des post-its :



Après la rencontre


Pour fournir un retour sur la rencontre, vous avez la possibilité de rédiger une actualité sur le site Tela Botanica. Elle sera envoyée à tous les inscrits via la newletter mais aussi visible sur le site. Rédiger une actualité

Exemples d'événements

 Éditer la page  Modifiée le : 09.10.2019 à 15:08:33  Références  Diaporama  Partager