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LA GESTION D'UN GROUPE YAHOO!

Un groupe Yahoo! est géré par un ou plusieurs fondateurs et, facultativement, un ou plusieurs modérateurs.
Les fondateurs ont tous les privilèges énoncés ci-dessous. Ceux-ci peuvent être attribués aux modérateurs par un fondateur.

Les privilèges sont :

1. Définir et modifier les paramètres du groupe
2. Visualiser l’Activité du groupe
3. Supprimer le groupe
4. Gérer les tâches en attente (messages et membres)
5. Modifier le statut et les options d’un membre
6. Modifier les privilèges des modérateurs
7. Inviter et ajouter des membres
8. Promouvoir un groupe
9. Rétablir les comptes des membres qui renvoient des messages en retour erreur
10. Exclure des membres
11. Se Désinscrire

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1- Paramétrer son groupe :

La fonction Gestion du groupe permet de modifier la description du groupe, les options d'envois, l'accès aux fonctionnalités, ainsi que d'autres paramètres importants.

• 1 .1 Description et apparence :
• Le modérateur peut modifier les options choisies à la création du groupe ou celles par défaut. Il peut donc modifier :
  • Le nom du groupe (qui revient aussi à modifier l’adresse Web et l’adresse mail). Cette fonctionnalité est aussi accessible dans Messages => Adresse email
  • décrire le groupe (Titre, Description, lien associé, langue principale, répertorié dans l’annuaire ou pas)
  • la catégorie à laquelle son groupe appartient
  • les couleurs du groupe
  • la photo sur la page d’accueil

• 1.2 Inscription :
• Le modérateur modifie les options concernant l’inscription des membres.
  • Type d’inscription
    • Public (tout le monde peut rejoindre ce groupe)
    • Restreint (vous devez approuver toutes les demandes d'inscription)
    • Privé (seuls les membres invités peuvent rejoindre le groupe)
    • Si cette dernière option est activée (Privé), il ne sera plus possible de modifier ce choix
• • Afficher l'adresse e-mail : Permet aux membres de masquer leurs adresses e-mail au reste du groupe. Les membres qui ont décidé de masquer leur adresse e-mail ne peuvent pas envoyer de messages par e-mail.
  • Si cette dernière option est activée, il ne sera plus possible de modifier ce choix
  • Message de bienvenue : Ce message est envoyé aux membres lorsqu'ils rejoignent votre groupe.
  • Messages supplémentaires : Ces messages sont envoyés automatiquement à un membre lorsque les changements suivants surviennent dans l'inscription. Vous pouvez ajouter, modifier, ou supprimer ces fichiers dans la rubrique Fichiers.

• 1.3 Outils Web :
• Ces outils sont ceux du groupe. Il est possible de ne pas les activer ou de restreindre leur accès.
  • Tchatche :
    • Membres (seuls les membres peuvent tchatcher avec les autres membres)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent tchatcher avec les autres modérateurs)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la fonction Tchatche)
  • Fichiers / Photos
    • Public (tout le monde, y compris les non-membres, peuvent voir les fichiers)
    • Limité (les membres peuvent ajouter des fichiers ; les modérateurs peuvent ajouter/modifier/supprimer les fichiers)
    • Membres (seuls les membres peuvent ajouter/modifier/supprimer les fichiers)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent ajouter/modifier/supprimer les fichiers)
    • Désactiver (personne ne peut accéder à la fonction Fichiers)
  • Signets
    • Public (tout le monde, y compris les non-membres, peuvent voir les signets)
    • Membres (seuls les membres peuvent créer/mofidier/supprimer les signets)
    • Limité (les membres peuvent voir les signets ; les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les signets)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les signets)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la fonction Signets)
  • Base de données
    • Membres (les membres peuvent accéder à la fonction Base de données)
    • Limité (les membres peuvent voir les données ; les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les bases de données)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les bases de données)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la fonction Base de données)
  • Membres
    • Membres (les membres peuvent voir les profils ; les modérateurs peuvent voir les profils/modifier les paramètres)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent voir/modifier les paramètres)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la Liste des membres)
  • Agenda
    • Public (tout le monde, y compris les non membres, peuvent voir les événements)
    • Membres (seuls les membres peuvent créer/modifier/supprimer les événements)
    • Limité (les membres peuvent voir les événements ; les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les événements)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent créer/modifier/supprimer les événements)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la fonction Agenda)
  • Promouvoir
    • Membres (tout le monde peut accéder et utiliser les formulaires d'inscription)
    • Modérateurs (seuls les modérateurs peuvent utiliser et accéder aux formulaires d'inscription)
    • Désactivé (personne ne peut accéder à la fonction Promouvoir)

• 1.4 Messages
  • Adresse email : permet de modifier le nom du groupe
  • Sujet et message de fin : apparaissent dans tous les messages et résumés envoyés aux membres du groupe.
  • Envoi et archives :
    • * Option d’envoi :
      • Qui peut envoyer ?
        • Tout le monde
        • Membres
        • Modérateurs
        • Désactiver (il n’est pas possible d’envoyer des messages au groupe)
      • Répondre à :
        • Tous les membres
        • Expéditeur
        • Fondateurs du groupe
        • Désinscription (le message n’est envoyé qu’à l’expéditeur)
      • Modération : (contrôle des messages envoyés au groupe)
        • Non modéré
        • Modéré (tous les messages doivent d’abord être approuvés par un modérateur)
        • Nouveaux Membres (on ne contrôle que les messages des nouveaux membres)
      • Pièces jointes (autoriser ou supprimer)
    • * Options d'archive :
      • Accès :
        • Tout le monde
        • Membres
        • Modérateurs
        • Désactiver
      • Gestion du groupe :
        • Supprimer les messages les plus anciens lorsque la capacité d'espace de stockage est atteinte.
        • Renvoyer en retour-erreur et ne plus accepter les messages lorsque la capacité maximale d'espace de stockage est atteinte.

• 1.5 Messages programmés
• Ces messages sont envoyés automatiquement aux membres qui ont utilisé la fonction de programmation. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer ces fichiers depuis la rubrique Fichiers.
• Pour ajouter un message, il faut allez dans la rubrique Fichiers.

2 - Activité du groupe

La rubrique Activité permet de suivre les modifications apportées au groupe, comme par exemple les échanges d'e-mails.

La page des activités présente l'historique des différentes activités de votre groupe dans 5 grands domaines d'intervention :

• Inscriptions :
• Historique des inscriptions, demandes d'inscription, invitations et annulations d'inscription avec l'adresse e-mail de toutes les personnes concernées.
• Messages :
• Historique des messages acceptés, modérés, retournés à l'expéditeur avec, dans ce dernier cas, les motifs du retour.
• Fonctions :
• Historique de l'utilisation ou des modifications qui ont été apportées aux différents paramètres et fonctionnalités du groupe. Ex. ajout ou suppression de fichier à envoi périodique, création de sondages, suppression d'archives...
• Commandes :
• Historique de tous les messages envoyés aux adresses e-mail de type nomdugroupe-subscribe@yahoogroups.com, nomdugroupe-owner@yahoogroups.com, nomdugroupe-nomail@yahoogroups.com, nomdugroupe-help@yahoogroups.com, qui permettent de gérer le groupe via e-mail. Ces activités figurent également dans l'historique des inscriptions.
• Modérateur :
• Historique des actions effectuées par le modérateur du groupe, comme la modification des paramètres du groupe, l'inscription de nouveaux membres et les actions de modération.
• Il est possible d’effectuer des recherches sur les activités. Yahoo! Groupes permet d'extraire des données en fonction d'un critère de recherche particulier.

3- Supprimer le groupe

Il faut donner une raison à la fermeture du groupe. Un modérateur n’a pas besoin de l’aval des autres modérateurs pour supprimer le groupe.

4- Tâches en attente

Le modérateur doit approuver les inscriptions des membres, s’il a choisi le type d’inscription restreint. Ainsi, les membres en attente sont ceux qui désirent s’inscrire mais le modérateur n’a pas encore donné son accord.

Les messages en attente, doivent être approuvés par le modérateur avant d’être communiqués aux membres du groupe, si l’option d’envoi des messages est modéré.

5-Modifier le statut et les options d’un membre

Ces informations sont accessibles dans le menu principal dans la rubrique membre.

• Changer son statut : Un fondateur peut changer le statut d’un membre en fondateur. Un fondateur ou un modérateur peut changer le statut d’un membre en modérateur en choisissant les privilèges qu’il veut lui attribuer.
• Modifier le type d’envoi de messages : Envoi groupé, Envoi séparé, Annonce particulière, Pas d’emails.
• Supprimer ce membre

6-Modifier les privilèges des modérateurs

Un fondateur peut :

• changer un modérateur en fondateur.
• modifier les privilèges d’un modérateur.

Un modérateur peut changer ses privilèges ou ceux d’un autre si le fondateur lui a autorisé.
Les privilèges d’un modérateur sont ceux détaillés dans cet exposé à savoir :

• Valider l'envoi de messages en attente
• Ajouter, supprimer et modifier les privilèges du modérateur
• Valider l'inscription de membres en attente
• Définir les options d'envoi automatique des fichiers
• Inviter et ajouter des membres
• Modifier les paramètres du groupe
• Supprimer des membres et rétablir les comptes des membres qui renvoient des messages en retour-erreur
• Supprimer ce groupe
• Exclure des membres

7-Inviter et ajouter des membres

L'ajout d'un membre est instantané, l'invitation est subordonnée à l'acceptation de la personne invitée. Mais, qu'ils soient invités ou ajoutés, les membres peuvent annuler leur inscription à tout moment.

8-Promouvoir un groupe

Cette fonctionnalité génère en html des bannières dont le code est à copier.

9-Rétablir les comptes des membres qui renvoient des messages en retour erreur

Cette fonctionnalité permet d'accéder à la liste des membres dont les comptes ne sont plus actifs ou auxquels les messages du groupe ne parviennent pas.
Le cas échéant, Yahoo! Groupes envoie plusieurs messages de test pour vérifier le fonctionnement de l'adresse email. En cas de rejet de ces messages, le compte restera dans la section des retours erreurs. Par contre, si aucun retour n'est enregistré dans les 5 jours qui suivent l'envoi du message de test, le compte est automatiquement réactivé.
Les membres peuvent également réactiver eux-mêmes leur compte.

10-Exclure des membres

Cette fonctionnalité permet d'exclure des membres et d'accéder à la liste des membres exclus. Un membre exclu ne peut plus accéder au groupe tant que le modérateur n'a pas levé l'exclusion.

11-Se Désinscrire

Pour pouvoir annuler son inscription, un fondateur de groupe doit céder ses droits à un modérateur car aucun groupe ne peut fonctionner sans fondateur.

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